一、收文程序

外單位來函、來文由秘書處行政管理人員負責簽收、登記、并在文件處理簽提出擬辦意見，送秘書長或副秘書長處理。主管部門和上級協會、會員單位等重要文件應送秘書長閱后交理事長、副理事長閱批。

二、發文程序

對外發文文件由起草人擬定并附發文簽送秘書長審定后由理事長簽發。秘書長和理事長出差在外時，可由副秘書長或辦公主任審定后，由得到授權的副理事長簽發。

三、文件辦理

秘書處行政管理人員應對每周待辦的文件進行匯總，并交秘書長檢查，以免積壓誤事。需要跟蹤、反饋的重要文件，擬稿人應協同行政管理人員做好跟蹤、反饋工作。急件、重要文件，承辦人員應及時處理，并及時向秘書長或理事長報告處理情況。

四、文件歸檔

秘書處行政管理人員負責文件的歸檔整理。要保證文件的系統性、完整性，做到查閱方便、及時。文檔的歸檔整理原則上每月一次，每年要獨立成冊。

• 文件銷毀

原則上每半年對過期或過時文件資料進行一次銷毀。由文件管理人員聯系文件公文指定銷毀點進行銷毀。